Medewerkers werken om software heen omdat de software niet aansluit op hoe zij hun werk daadwerkelijk doen. Niet uit luiheid of onwil, maar omdat de tool een andere werklogica afdwingt dan de werkelijkheid vraagt. Dit speelt vooral in MKB-bedrijven die zijn gegroeid met standaardpakketten die ooit voldeden, maar nu knellen. De vragen hieronder geven een concreet antwoord op wanneer dit een signaalprobleem is en wat je eraan kunt doen.
Wat zijn de meest voorkomende redenen dat medewerkers software omzeilen?
Medewerkers omzeilen software wanneer die software meer werk oplevert dan ze oplost. De meest voorkomende reden is dat het systeem niet past bij de dagelijkse werkstroom: het vereist extra stappen, dwingt een volgorde af die niet logisch voelt, of mist functies die in de praktijk gewoon nodig zijn. Het gevolg is dat mensen zelf oplossingen verzinnen, buiten het systeem om.
In de praktijk zie je een herkenbaar patroon ontstaan. Iemand maakt een Excel-bestand naast het systeem omdat het systeem geen overzicht geeft dat hij of zij nodig heeft. Een collega stuurt klantgegevens via WhatsApp door omdat het CRM te traag is of te veel verplichte velden heeft. Een derde houdt een eigen notitieblok bij omdat de planning in het systeem niet klopt met de werkelijkheid op de vloer.
De meest voorkomende redenen zijn:
- De software is ontworpen voor een generieke branche, niet voor de specifieke werkwijze van het bedrijf
- Medewerkers zijn nooit goed getraind en hebben zelf een werkbare route gevonden
- Het systeem is te traag, te complex of te onlogisch opgebouwd
- Uitzonderingen en afwijkingen in het proces passen niet in de software
- Meerdere systemen praten niet met elkaar, waardoor handmatige overdracht nodig is
Achter al deze redenen zit dezelfde kern: de software vraagt aanpassing van de medewerker, terwijl het andersom zou moeten zijn.
Hoe herken je dat medewerkers om software heen werken?
Je herkent het aan de aanwezigheid van parallelle systemen naast de officiële tools. Als medewerkers spreadsheets bijhouden naast het ERP, als er een gedeelde map bestaat met “actuele versies” van bestanden die ook in het systeem zouden moeten staan, of als nieuwe collega’s worden ingewerkt met mondelinge uitleg over hoe het “echt” werkt, dan is er sprake van structureel omzeilen.
Andere signalen die je als directeur of manager kunt waarnemen:
- Informatie klopt niet tussen systemen: wat in het ene systeem staat wijkt af van wat een medewerker zegt dat er is
- Rapportages moeten altijd worden “opgeschoond” voordat ze bruikbaar zijn
- Medewerkers hebben hun eigen manier van werken die niet overdraagbaar is als ze weggaan
- Bij vragen over de status van een order of project wordt er eerst op meerdere plekken gezocht
- Nieuwe medewerkers doen er weken over om productief te worden, niet door de complexiteit van het werk maar door de complexiteit van de systemen
Het verraderlijke is dat deze situatie als normaal gaat voelen. Iedereen weet hoe het werkt, het loopt, er zijn geen klachten. Totdat iemand vertrekt, er een fout ontstaat, of het bedrijf wil groeien en merkt dat de werkwijze niet schaalbaar is.
Wat kost het een bedrijf als medewerkers software niet gebruiken zoals bedoeld?
Als medewerkers structureel om software heen werken, betaalt een bedrijf dubbel: voor de licenties van het systeem dat niet gebruikt wordt zoals bedoeld, en voor de uren die verloren gaan aan handmatige handelingen, dubbele invoer en het rechtzetten van fouten. De verborgen kosten van software die niet werkt zijn vaak hoger dan de zichtbare kosten van een nieuw systeem.
Concreet gaat het om kosten op drie niveaus:
Tijdverlies en fouten
Elke handmatige overdracht tussen systemen is een moment waarop informatie verloren gaat of fout gaat. Een medewerker die gegevens overneemt van het ene systeem naar het andere maakt fouten, niet uit onzorgvuldigheid maar omdat handmatig kopiëren foutgevoelig is. Die fouten kosten tijd om te herstellen, en soms kosten ze ook klanttevredenheid of omzet.
Kennisconcentratie en kwetsbaarheid
Wanneer werkwijzen buiten het systeem leven, leven ze in de hoofden van individuele medewerkers. Als die persoon ziek is of vertrekt, verdwijnt de kennis mee. Bedrijven die hiervan afhankelijk zijn, zijn kwetsbaar op een manier die niet zichtbaar is totdat het misgaat.
Gebrek aan stuurinformatie
Als de data in het systeem niet klopt omdat medewerkers er omheen werken, kloppen ook de rapportages niet. Beslissingen worden dan genomen op basis van onvolledige of verouderde informatie. Dat is een risico dat moeilijk te kwantificeren is, maar in de praktijk voelbaar is als je als directeur nooit zeker weet of de cijfers kloppen.
Wat is het verschil tussen slechte adoptie en slechte software?
Slechte adoptie betekent dat de software goed is, maar medewerkers het systeem niet goed gebruiken, vaak door gebrek aan training, draagvlak of begeleiding bij de invoering. Slechte software betekent dat het systeem zelf niet geschikt is voor de werkwijze van het bedrijf, ongeacht hoe goed medewerkers zijn opgeleid. Het onderscheid is cruciaal, want de oplossing is fundamenteel anders.
Bij slechte adoptie helpt investeren in training, interne communicatie en begeleiding. Het systeem is in principe geschikt, maar de overgang is niet goed begeleid. Dit is oplosbaar zonder het systeem te vervangen.
Bij slechte software is training geen oplossing. Je kunt medewerkers niet trainen om een systeem prettig te vinden dat hun werk moeilijker maakt. Herken je de volgende situatie? Medewerkers zijn wel getraind, begrijpen het systeem, maar werken er toch omheen. Dan is de kans groot dat het systeem zelf het probleem is, niet de mensen.
Een eerlijke manier om het onderscheid te maken: vraag medewerkers niet of ze het systeem gebruiken, maar waarom ze bepaalde stappen buiten het systeem uitvoeren. De antwoorden vertellen je of het een gewoonte is die je kunt doorbreken, of een logische reactie op een systeem dat simpelweg niet past.
Wanneer is maatwerk software de oplossing voor structurele workarounds?
Maatwerk software is de oplossing wanneer structurele workarounds niet het gevolg zijn van gedrag, maar van een mismatch tussen het systeem en de werkelijkheid van het bedrijf. Als medewerkers consequent dezelfde omwegen nemen, als standaardpakketten steeds opnieuw worden aangepast met extra tools of Excel-bestanden, en als geen enkel beschikbaar pakket echt past, dan is de werkwijze van het bedrijf uniek genoeg om een eigen oplossing te rechtvaardigen.
Dat is geen luxe positie, het is een zakelijke afweging. Standaard software is ontworpen voor de gemiddelde gebruiker in een gemiddeld bedrijf. Als jouw bedrijf afwijkt van dat gemiddelde, betaal je elke dag voor de mismatch: in tijd, fouten en frustratie. WEAP begint bij die mismatch. Niet bij de technologie, maar bij de vraag welke processen beter kunnen en waar informatie verloren gaat.
Maatwerk is zinvol wanneer:
- Je drie of meer losse systemen gebruikt die niet met elkaar communiceren
- Medewerkers structureel buiten het systeem werken en dat als normaal beschouwen
- Elk standaardpakket dat je hebt geprobeerd aanpassing van jouw processen vereist in plaats van andersom
- De kosten van dubbele invoer, fouten en tijdverlies groter zijn dan de investering in een eigen oplossing
- Het bedrijf wil groeien maar de huidige werkwijze schaalt niet mee
Maatwerk is niet voor elk bedrijf de juiste stap. Maar als je herkent dat medewerkers al jaren om hetzelfde systeem heen werken en dat niemand meer verwacht dat het ooit anders wordt, is dat een signaal dat het systeem het probleem is en niet de mensen. Een gerichte aanpak begint dan met het in kaart brengen van wat er werkelijk speelt, voordat er ook maar een regel code wordt geschreven.
Bij WEAP praat je daarvoor direct met de developers die de software ook daadwerkelijk bouwen. Geen accountmanager als tussenschakel, geen vertaalslag die informatie doet verdwijnen. Dat maakt het verschil tussen software die op papier klopt en software die in de praktijk werkt. Wil je weten of maatwerk voor jouw situatie de juiste keuze is? Neem dan contact op voor een gesprek zonder verplichtingen.